Erstellen
von Serienbriefen
Zur Erstellung von Serienbriefen
müssen die Kundenadressen durch eine
sogenannte .csv-Datei in eine
Textverarbeitung importiert werden.
Die meisten Textverarbeitungen können
dieses Format einlesen. Als besonders
einfach hat sich die Erstellung von
Serienbriefen mit Word97 von Microsoft
herausgestellt, es lassen sich aber auch
Textverarbeitungen anderer Hersteller
verwenden.
WeinAdmin ermöglicht das Erstellen einer
.csv-Datei im Menüpunkt
'Kundenverwaltung/ Exportieren von
Kundendaten'. Im Verzeichnis von
WeinAdmin wird dabei die Datei
'kunden.csv' abgelegt.
Exkurs zur Erstellung von
Serienberiefen mit Word97:
Eine ausführliche Anleitung kann in
der Word97 Dokumentation nachgelesen
werden. Die Online-Hilfe bietet auch ein
Schritt-für-Schritt Tutorium an.
Im Menü "Extras' kann der Punkt
'Seriendruck' gewählt werden. Er führt
zum sogenannten Seriendruck-Manager. In
den folgenden drei Schritten muß zuerst
ein Hauptdokument und dann eine
Datenquelle erstellt werden. Im letzten
Schritt werden die beiden noch
miteinander verbunden.
Unter der Schaltfläche Hauptdokument
verbergen sich einige Unterpunkte, von
denen 'Serienbriefe' ausgewählt werden
sollte. Es folgt die Frage, ob das aktive
Dokument oder ein neues erstellt werden
soll. Es kann hier ein bel. der beiden
Optionen gewählt werden, im ersten Fall
kann man ein evtl. bereits offenes
Dokument als Serienvbrief verwenden.
Im zweiten Schritt muß die von
WeinAdmin erstellte .CSV-Datei importiert
werden. Wählen Sie hierzu Daten
importieren/ Datenquelle öffnen' und
wechseln Sie in das Verzeichnis von
WeinAdmin. Hier muß nun die Datei
kunde.csv geöffnet werden.
Nach einer Meldung von Word kann nun
bereits die Erstellung des Serienbriefes
begonnen werden. Besonder wichtis ist
hierzu die Schaltflächen 'Seriendruck
einfügen'. In dem sich öffnenden Menü
finden Sie alle Felder der
Kundenadressen, die bereits aus WeinAdmin
bekannt sind. Wählt man hier z.B. den
Nachnamen aus, so wird dieser im
späteren Dokument an der Stelle
eingefügt, an dem sich die Schreibmarke
z.Z. befindet. So können die Felder
leicht in einen entsprechenden Text
eingebaut werden. Der kann Beispielsweise
wie foglt aussehen:
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Sehr
geehrter Herr <<Nachname>>, wir
werden am 20. Oktober 1999 in
<<Ort>> sein. Ist Ihnen
dieser Termin recht? usw...
Es fällt auf, daß die Anrede 'Sehr
geehrter Herr' nicht in jedem Fall passen
ist. Zur Lösung dieses Problemes hat
Word die Option der Bedingungsfelder
eingeführt. Diese sind unter dem
gleichen Menüpunkt in der Symbolleiste
zu finden.
In der Praxis ist das 'Wenn... dann...
sonst'-Feld am wichtigsten. Die bedienung
ist denkbar einfach und wird einfach am
folgenden Beispiel demonstriert:
Wenn Feldname: Anrede / Vergleich:
Gleich / Vergleichen mit: Herrn / Dann
diesen Text einfügen: Sehr geehrter Herr
Im Fall, daß Word auf das
Bedingungsfeld im Text stößt wird 'Sehr
geehrter Herr ' in den Text eingesetzt,
wenn die Anrede = Herrn ist. Ist dies
nicht der Fall, so passiert nichts.
Darum sollte man gleich weitere
Bedinungsfelder an der gleichen Stelle
einfügen, z.B.
Wenn Feldname: Anrede / Vergleich:
Gleich / Vergleichen mit: Frau / Dann
diesen Text einfügen: Sehr geehrte Frau
Wenn Feldname: Anrede / Vergleich:
Gleich / Vergleichen mit: Firma / Dann
diesen Text einfügen: Liebe Freunde des
Hauses Soundso,
usw.
Experimentieren Sie einfach etwas mit
den Möglichkeiten. Man kann dabei keine
Fehler machen, die sich nicht ganz leicht
korriegieren lassen.
Sie der Serienbrief erstellt, so kann
man sich einen Überblick über das
spätere Ergebnis verschaffen, indem man
<< ABC >> in der Symbolleiste
einschaltet. Mit dem Symbol > kann
dann zum jeweils nächsten Kunden
geblätter und dessen Version des Briefes
gelesen werden. Für weitere Änderungen
muß man << ABC >> zuvor
wieder ausschalten.
Gedruckt wird der Brief durch erneuten
Aufruf des bereits bekannten
Seriendruckmanagers (etwas rechts von
> auf der Symbolleiste) und durch
Verbinden des Dokumentes mit den Daten
durch die Schaltfläche 'Ausführen'. Im
Menüfeld 'Seriendruck in:' kann entweder
ein Endlos-Dokument im Speicher erzeugt
werden oder der Seriendruck wird
unmittelbar an den Drucker geleitet.
Letztere Variante geht etwas schneller,
die erste Möglichkeit dietet Gelegenheit
jeden einzelnen Brief anzusehen und ggfs.
Änderungen an einzelnen Kundenbriefen
vorzunehmen.
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