Die
Rechnungsliste dient der Übersicht über
eine Anzahl von Rechnungen eines Kunden
oder eines Zeitraumes. Weiter unten ist
ein Ausschnitt einer solchen Liste
dargestellt. Im unteren Teil der
Dialogbox erscheint eine Übersicht
vieler Rechnungen. Ob dabei nur die
beglichenen oder alle angezeigt werden
sollen, kann im Markierungsfeld Nur
offene festgelegt werden. Alle
anderen Felder sind Daten der zuletzt
angeklickten Rechnung.Rechnungen
verändern
Um eine Rechnung nachträglich zu
verändern, klickt man auf eine
Rechnungsnummer. Die Daten werden dann in
die Editierfelder übernommen und können
dort manipuliert werden. So kann bei
Eingang einer Zahlung der Betrag im Feld Betr.
gesamt/eingegangen eingetragen
werden. Ist die Zahlung ausreichend, so
sollte auch das Feld Beglichen
aktiviert werden. (Auch zu kleine
Beträge können in der Praxis zu einer
beglichenen Rechnung führen, z.B. wenn
der Kunde ein Skonto oder einen
marginalen Betrag einbehalten hat.)
Jede Veränderung der Rechnungsdaten
muß durch Speichern in den
Datenbestand übernommen werden.
Andernfalls bleiben die Rechnungsdaten in
der Tabelle unverändert.
Es fällt auf, daß hier keine
Rechnungsposten verändert werden
können. Diese müssen im Posteneditor
durch Editieren geändert
werden. Es erscheint daraufhin die
Tabelle aller Rechnungsposten, die schon
von der Erstellung her bekannt ist.
Alte Rechnung duplizieren
Wünscht ein Kunde immer wieder die
gleiche oder eine ähnliche Bestellung,
so kann es nützlich sein eine alte
Rechnung mit der gleichnamigen
Schaltfläche zu duplizieren.
Die zuvor angewählte Rechnung erscheint
dann ganz oben auf der Liste. In der
Bemerkung hat das Programm eingetragen,
aus welcher Rechnung das Duplikat
abgeleitet wurde, damit der Ursprung
erkennbar bleibt. Die Bemerkung kann
natürlich später wie alle weiteren
Daten der Rechnung einschließlich der
einzelnen Posten verändert und/ oder
erweitert werden. (Beachten Sie, daß ein
Duplizieren von Rechnungen auch den
Bestand verfügbarer Flaschen
beeinflußt.)
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Rechnungen
löschen
Grundsätzlich besteht die
Möglichkeit Rechnungen zu löschen.
Davon sollte aber nur un
Ausnahmesituationen gebrauch gemacht
werden, denn auch bezahlte Rechnungen
enthalten Wertvolle Informationen, in in
zukünftigen Versionen von WeinAdmin z.B.
zur gezielten Werbung oder zur
Deckungsbeitragsrechnung herangezogen
werden können.
Beim Löschen muß man sich im klaren
werden, ob die Flaschenbestände
berichtigt werden sollten oder nicht. Das
Programm stellt vor dem Löschen auch
eine entsprechende Frage. Hierzu zwei
Beispiele:
Ein Kunde möchte von einer Bestellung
zurücktreten. Diese soll daher gelöscht
werden. Da das Programm bei der
Erstellung der Rechnung die vom Kunden
gewünschten Flaschen aus dem
Flaschenbestand abgezogen hat, sollten
Sie in diesem Fall wieder hinzugefügt
werden (geschieht je nach Beantwortung
der vom Programm gestellten Frage
automatisch).
Sollten Sie dagegen eine Rechnung einer
bereits ausgelieferten Bestellung
löschen, so soll der Flaschenbestand
vermutlich nicht berichtigt werden.
Ein evtl. verfälschter
Flaschenbestand kann dazu führen, daß
ein Wein in zukünftige Rechnungen nicht
mehr aufgenommen werden kann, weil er
z.B. als ausverkauft gilt, obwohl evtl.
noch Restbestände vorhanden sind. Dies
ist aber unproblematisch, denn die
Bestände können im Menü Weinlisten/Weine
verwalten von Hand angepaßt werden.
Drucken
Rechnungen können einzeln oder in
größeren Mengen gleichzeitig gedruckt
werden. Dazu wählt man einfach die
entsprechende Nummer in der Tabelle an.
Um viele Rechnungen gleichzeitig
auszugeben kann man auch eine bel. große
Anzahl von Nummern angeklickt werden.
Letzteres bezeichnet man als
Mehrfachselektion. Um dem Programm
anzuzeigen, daß mehrere Rechnungen
angewählt werden sollen muß man
während der Auswahl die Strg.-Taste
(auch String- oder Control-Taste)
bedrückt halten. Auf das Kommando Drucken
erscheint eine kleine Auswahl, in der die
Rechnungen in unterschiedlicher Form
ausgegeben werden können. Dabei kann man
unter einer internen und externen Version
der Rechnung wählen. Die Interne ist
für die eigenen Unterlagen bestimmt, die
externe für den Kunden. Außerdem kann
eine Packliste (ohne Preise) gedruckt
werden.
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