Die Rechnungsliste dient der
Übersicht über eine Anzahl von Rechnungen eines
Kunden oder eines Zeitraumes. Weiter unten ist
ein Ausschnitt einer solchen Liste dargestellt.
Im unteren Teil der Dialogbox erscheint eine
Übersicht vieler Rechnungen. Ob dabei nur die
beglichenen oder alle angezeigt werden sollen,
kann im Markierungsfeld Nur offene festgelegt
werden. Alle anderen Felder sind Daten der
zuletzt angeklickten Rechnung.Rechnungen verändern
Um eine
Rechnung nachträglich zu verändern, klickt man
auf eine Rechnungsnummer. Die Daten werden dann
in die Editierfelder übernommen und können dort
manipuliert werden. So kann bei Eingang einer
Zahlung der Betrag im Feld Betr.
gesamt/eingegangen eingetragen werden. Ist die
Zahlung ausreichend, so sollte auch das Feld
Beglichen aktiviert werden. (Auch zu kleine
Beträge können in der Praxis zu einer
beglichenen Rechnung führen, z.B. wenn der Kunde
ein Skonto oder einen marginalen Betrag
einbehalten hat.)
Jede
Veränderung der Rechnungsdaten muß durch
Speichern in den Datenbestand übernommen werden.
Andernfalls bleiben die Rechnungsdaten in der
Tabelle unverändert.
Es fällt auf, daß hier keine Rechnungsposten
verändert werden können. Diese müssen im
Posteneditor durch Editieren geändert werden. Es
erscheint daraufhin die Tabelle aller
Rechnungsposten, die schon von der Erstellung her
bekannt ist.
Alte Rechnung duplizieren
Wünscht
ein Kunde immer wieder die gleiche oder eine
ähnliche Bestellung, so kann es nützlich sein
eine alte Rechnung mit der gleichnamigen
Schaltfläche zu duplizieren. Die zuvor
angewählte Rechnung erscheint dann ganz oben auf
der Liste. In der Bemerkung hat das Programm
eingetragen, aus welcher Rechnung das Duplikat
abgeleitet wurde, damit der Ursprung erkennbar
bleibt. Die Bemerkung kann natürlich später wie
alle weiteren Daten der Rechnung einschließlich
der einzelnen Posten verändert und/ oder
erweitert werden. (Beachten Sie, daß ein
Duplizieren von Rechnungen auch den Bestand
verfügbarer Flaschen beeinflußt.)
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Rechnungen löschen
Grundsätzlich
besteht die Möglichkeit Rechnungen zu löschen.
Davon sollte aber nur un Ausnahmesituationen
gebrauch gemacht werden, denn auch bezahlte
Rechnungen enthalten Wertvolle Informationen, in
in zukünftigen Versionen von WeinAdmin z.B. zur
gezielten Werbung oder zur
Deckungsbeitragsrechnung herangezogen werden
können.
Beim Löschen muß man sich im klaren werden, ob
die Flaschenbestände berichtigt werden sollten
oder nicht. Das Programm stellt vor dem Löschen
auch eine entsprechende Frage. Hierzu zwei
Beispiele:
Ein Kunde
möchte von einer Bestellung zurücktreten. Diese
soll daher gelöscht werden. Da das Programm bei
der Erstellung der Rechnung die vom Kunden
gewünschten Flaschen aus dem Flaschenbestand
abgezogen hat, sollten Sie in diesem Fall wieder
hinzugefügt werden (geschieht je nach
Beantwortung der vom Programm gestellten Frage
automatisch).
Sollten Sie dagegen eine Rechnung einer bereits
ausgelieferten Bestellung löschen, so soll der
Flaschenbestand vermutlich nicht berichtigt
werden.
Ein evtl.
verfälschter Flaschenbestand kann dazu führen,
daß ein Wein in zukünftige Rechnungen nicht
mehr aufgenommen werden kann, weil er z.B. als
ausverkauft gilt, obwohl evtl. noch Restbestände
vorhanden sind. Dies ist aber unproblematisch,
denn die Bestände können im Menü
Weinlisten/Weine verwalten von Hand angepaßt
werden.
Drucken
Rechnungen
können einzeln oder in größeren Mengen
gleichzeitig gedruckt werden. Dazu wählt man
einfach die entsprechende Nummer in der Tabelle
an. Um viele Rechnungen gleichzeitig auszugeben
kann man auch eine bel. große Anzahl von Nummern
angeklickt werden. Letzteres bezeichnet man als
Mehrfachselektion. Um dem Programm anzuzeigen,
daß mehrere Rechnungen angewählt werden sollen
muß man während der Auswahl die Strg.-Taste
(auch String- oder Control-Taste) bedrückt
halten. Auf das Kommando Drucken erscheint eine
kleine Auswahl, in der die Rechnungen in
unterschiedlicher Form ausgegeben werden können.
Dabei kann man unter einer internen und externen
Version der Rechnung wählen. Die Interne ist
für die eigenen Unterlagen bestimmt, die externe
für den Kunden. Außerdem kann eine Packliste
(ohne Preise) gedruckt werden.
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